Minimums and Maximums
XpertMart (tm) not only has the purpose of keeping
track of of what is in stock at all times, but also includes tools to
indicate what should be in stock at every time in your stores.
XpertMart (tm) also has tools to actually achieve optimum inventory at
each location via automatic replenishment, automatic balancing and auto
purchase orders.
XpertMart (mr) utiliza mínimos
y máximos para mostrar las existencias óptimas de inventario.
Se usan los mínimos para las operaciones de distribución de
mercancía dentro de la cadena y los máximos para compras de
mercancía a los proveedores.
Los mínimos y máximos
se pueden ver y modificar en el catálogo de Min/Max que se abre bajo
los Catálogos - Inventario como se puede apreciar en este gráfica:
Una vez que se abre el catálogo
de Min/Max se ve esta ventana:
Como se puede apreciar hay un registro
de Min/Max para cada combinación de artículo - tienda. Se puede
buscar cualquier artículo en cualquier tienda y saber cual es su mínimo
y su máximo. A la vez en el campo de Cantidad se ve lo que hay en existencia
en este momento del artículo en esa tienda.
Dentro del los botones del catálogo
existe el botón matricial que se ve como esto: 
Al dar clic en este botón,
se despliega una matriz que muestra para cada artículo su existencia,
máximo y mínimo como se aprecia aquí:
Es muy común que una tienda
tenga al menos 10,000 diferentes artículos en su catálogo. Si
en una cadena tenemos 10 tiendas entonces tenemos que hacer 100,000 decisiones
de política de abasto. (10,000 artículos por 10 tiendas
= 100,000). Para concretar esto con un ejemplo necesitamos decidir cuantas
pares del estilo 1024 Primavera en color café en talla 24.5 queremos
tener en la tienda 8. ¿Queremos tener 3, 1 o cero? Este tipo de decisión
se tiene que repetir 100,000 veces y debe revisare cada dos o tres meses.
XpertMart (mr) tiene una herramienta
que le permite calcular los mínimos en máximos en base a las
ventas que ha habido en cierto periodo. Para usar esta herramienta para calcular
mínimos lo escoge en los menús bajo Procesos - Minimos Maximos
- Calcular Minimos como se aprecia aquí:
Al escoger la opción le aparece
una ventana en la que se deben poner los parámetros para los mínimos
que va a calcular. Aquí se ve la ventana de parámetros:
El primer parámetro es el rango
de fechas que se va a analizar. XpertMart (mr) va contar exactamente cuantas
unidades se vendieron de cada artículo en cada tienda durante este
periodo. El rango de fechas que escoge es sumamente importante. Normalmente
entre más tiempo analiza van a ser más representativo las ventas.
Pero si solo tiene una semana de ventas de ciertos artículos, debe
usar estos días para ver la tendencia de ventas. Por otro lado,
ciertos artículos se van a vender más en ciertas temporadas.
Por lo tanto es el usuario que tiene que usar sus conocimientos del comercio
al detalle para utilizar las fechas más propias para fijar los mínimos
y máximos en el inventario.
El segundo parámetro es un
factor por el cual se van a multiplicar las ventas del periodo. Este factor
es tipo decimal y puede ser desde una fracción como 0.25 que tendría
el efecto de dividir las ventas o un número mayor a 1.0 que tendría
un efecto de multiplicar las ventas. El objetivo es fijar la cantidad de días
de inventario que desea tener en inventario. "Días de inventario"
son los días de venta que se cubrían con el comportamiento de
ventas que se observaron.
NOTA: Los días de inventario están ligados a las rotaciones
de inventario. Si quieres lograr cuatro vueltas al inventario, entonces no
debes tener más de 91 días de inventario. (365 días
entre 4 vueltas = 91.25 días.)
El tercer parámetro es el limite
inferior. El limite inferior es la cantidad que se quiere tener en inventario
aún cuando no haya historial de ventas. Se puede querrer una existencia
base en inventario aún cuando no hay ventas por servicio al cliente
o porque se empieza apenas a vender y no se tiene un historial de ventas suficiente.
El último parámetro
es el limite superior. El limite superior es el máximo de piezas que
se quiere tener de un mismo artículo sin importar cuantas sean las
ventas. Si el limite superior es cero se toma como que no hay limite a la
cantidad de artículos que se pueden tener.
Una vez que haya capturado los parámetros
XpertMart (mr) le va a presentar el XpertQuery (mr) con el selector de mercancía
como se aprecia en esta ventana:
El selector de mercancía ya tiene todas las tablas
en ella que tienen que ver con la mercancía para que se pueda seleccionar
cualquier criterio de selección o exclusión (por ejemplo la
línea no es damas). Se va a analizar las ventas y fijar los mínimos
solo de la mercancía que cumple el criterio que define en el selector
de mercancía. Si no pone ningún criterio entonces se analizarán
las ventas y se fijarán los mínimos para toda la mercancía.
Esto es importante porque quizás va a haber criterios diferentes para
mínimos según el tipo de mercancía.
Cuando da clic en aceptar las condiciones de selección
de mercancía XpertMart (mr) le presenta en seguida otro XpertQuery
(mr) pero ahora cargado con todas las tablas que tienen que ver con las tiendas.
Esto se aprecia aquí:
Dentro del selector de tiendas, puede establecer criterios
de selección o exclusión de tiendas para las que se fijarán
los mínimos. Para esto están las tablas de tiendas, cadenas
de tiendas, categorías de tiendas y regiones de tiendas.
Una vez que da aceptar en el selector de tiendas, el
sistema va a empezar a calcular los mínimos. El primer paso es escoger
la mercancía. Mientras escoge la mercancía va a presentar esta
barra de aviso:
El siguiente paso del proceso es el analizar las ventas.
Mientras se analizan las ventas se presenta esta barra de aviso:
Después va a actualizar los mínimos que
ha calculado los va a actualizar. Al hacer este proceso presenta esta barra
informativa para que se conozca el avance que tiene.
Además de guardar los mínimos en el catálogo
de mínimos, XpertMart (mr) guarda un registro de los parámetros
o criterios que usó para calcular cada mínimo. Estos lo guarda
en el catálogo de Parámetros de Mínimos. Para abrir
el catálogo de mínimos se escoge la opción bajo el menú
de inventario como se puede apreciar en esta gráfica:
Al escoger esta opción se presenta el catálogo
de Parámetros de Mínimos como se aprecia en esta imagen:
Va a existir un registro para cada
combinación de articulo tienda para la cual la herramienta de XpertMart
ha fijado los mínimos o máximos. El propósito de este
catálogo es mostrar los criterios con las cuales se fijo el mínimo
de un artículo en una tienda. Cada vez que cambia el mínimo
se va a sobre escribir el registro previo con el nuevo.
El catálogo también tiene
el botón matricial. Al dar clic en este botón nos despliega
en forma matricial los mínimos como se aprecia en esta gráfica:
Máximos
La herramienta para fijar los máximos
funciona exactamente igual que la herramienta para fija mínimos. Solo
que se fijan máximos en vez de mínimos y se guardan los parámetros
en el catálogo de Parámetros de Máximos. Por esta razón
no se documenta por separado.
Recomendaciones
Como XpertMart (mr) sobre escribe los
mínimos anteriores con los más nuevos, se les recomienda fijar
los mínimos generales primero para toda la mercancía en todas
las tiendas. Luego deben fijar los mínimos para los casos más
generales y al último los casos muy específicos.
Por ejemplo quizás en general
quieren analizar los últimos 90 días de venta y multiplicarlo
por 0.66 para tener unos 60 días de venta en las tiendas como mínimo.
Correrían este proceso sin condiciones en el selector de mercancía.
Entonces fijarían estos mínimos primero.
Digamos además que hay unos
nuevos productos del proveedor XYZ que apenas manejan hace 30 días.
En este caso corren el proceso de mínimos y analizan los últimos
30 días de ventas multiplicándo por 2.0 para tener también
60 días de venta. Usarían en el selector de mercancía
la condición "Donde el proveedor es igual a XYZ".
Supongamos que dentro de estos nuevos
productos hay unos calcetines X de las que se quieren tener 45 días
de existencia. Correrían el proceso de nuevo, analizando 30 días
de venta y multiplicándolo por 1.5 para tener los 45 días.
En el selector de mercancía pondrían la condición "Donde
el proveedor es igual a XYZ y el Estilo es igual calcetines X".
Precisamente el catálogo de
parámetros de mínimos existe para luego recordarte que criterio
se uso para cada artículo.
fin.